Trennen Sie die Zeitachse der Transaktion in einzelne Ereignisse, vergleichen Sie die zugrunde liegenden Unterlagen und fragen Sie den tatsächlichen Verkäufer, welches Datum für eine Frist im Kundendienst maßgeblich ist.
Trennen Sie die Daten, bevor Sie eine Schlussfolgerung ziehen
Ein Belegdatum und ein Bestelldatum können sich auf unterschiedliche Ereignisse beziehen. Das Bestelldatum kann erfassen, wann der Käufer die Bestellung übermittelt hat. Andere Unterlagen können separat die Zahlungsautorisierung, den abgeschlossenen Zahlungsvorgang, die Ausstellung eines Belegs oder einer Rechnung, die Bearbeitung im Lager, den Versand oder die Lieferung ausweisen. Da diese Ereignisse nicht unbedingt zur gleichen Zeit stattfinden, beweist eine Datumsabweichung allein nicht, dass eines der Dokumente falsch ist.
Ordnen Sie zunächst jedes Datum dem auf dem Dokument genannten Ereignis zu. Bezeichnen Sie ein Belegdatum nicht als Zahlungsdatum und nehmen Sie nicht an, dass ein Rechnungsdatum dem Kaufdatum entspricht, sofern die Unterlage dies nicht ausdrücklich angibt. Unterscheiden Sie außerdem zwischen einer abgeschlossenen Zahlung und einer ausstehenden Autorisierung sowie zwischen Versanddatum und Lieferdatum.
Erstellen Sie eine dokumentengestützte Zeitachse
Vergleichen Sie die Bestellbestätigung, den Zahlungsbeleg, den Beleg oder die Rechnung, die Versandmitteilung, den Sendungsverlauf und die Lieferbestätigung. Notieren Sie, sofern verfügbar, das angezeigte Datum, die Uhrzeit, die Zeitzone, den Aussteller des Dokuments, die Bestellnummer, den Betrag, die Währung und die Transaktionsreferenz. Prüfen Sie, ob sich alle Dokumente auf dieselbe Bestellung beziehen und ob ein späteres Dokument neu ausgestellt oder aktualisiert wurde. Bewahren Sie die Originale auf und verwenden Sie für Erläuterungen kommentierte Kopien.
Wenn die Abweichung eine Frist für eine Meldung im Kundendienst, ein Widerrufsrecht, die buchhalterische Behandlung oder eine andere Frist beeinflussen könnte, fragen Sie den tatsächlichen Verkäufer oder das zuständige Serviceteam, welches Ereignis diese Frist auslöst. Wählen Sie nicht einfach das Datum, das günstiger erscheint. Bei einer Anfrage zu einer SEWARD-Bestellung bittet die Seite Contact Us darum, die Bestellnummer und die beim Checkout verwendete E-Mail-Adresse anzugeben. Legen Sie die widersprüchlichen Unterlagen vor, erklären Sie, was jedes Datum offenbar darstellt, und bitten Sie um eine schriftliche Klärung. Aus den Daten allein lässt sich nicht bestimmen, welche Regeln ein Drittanbieter oder eine bestimmte Rechtsordnung auferlegt.